スピード×安定性を両立！より効率的で使いやすいサイト運用へ

課題

更新のたびに時間とコストが増大/運用者の負担も懸念

同団体はこれまでWebサイトの運用を別の業者に委託していましたが、運用上での課題が多く発生していました。
CMSのバージョンアップデートやWebサイト修正に向けたコミュニケーションに時間がかかり、運用の負担が増大。さらに、修正のたびに高額な調査費用が発生する契約であったため、予算管理の負担も増していました。

このように、運用体制への満足度も低く、サイトリニューアルの改修計画が進められる中で、現行のパートナーにこのまま業務を依頼し続けることに不安を感じていました。

ちょうどこの頃、同団体の他部署では別サイトのリニューアルに向けたアドバイザリーや技術情報提供のプロジェクトで、クリエイティブホープの支援を受けていました。
このプロジェクトにおける対応やプロジェクトマネジメントの質の高さが評価され、今回の部署でも弊社に相談いただく運びとなりました。

解決策

運用負担を削減し必要な情報を迅速に届けるWebサイト改革

クリエイティブホープは、同団体の課題に対応するため、CMSバックアップ・保守とWebサイト改修を行いました。主に以下3つの施策を実施しました。

1. コスト管理の最適化
WordPressの保守・バックアップ対応費用をご要望にフィットするように調整。従来発生していた余分な費用を削減し、安定した予算管理を可能にしました。

2.スムーズなサイト改修を実現するプロジェクトマネジメント
Webサイト改修に向けて、改修すべきポイントの整理からスコープ定義までを一貫してサポート。
特に、クリエイティブホープのプロジェクトマネジメント力が強みとなり、短納期の中でもスピーディに円滑な進行を実現しました。
・専門チームのアサイン: プロジェクトマネージャーがエンジニアやデザイナーと密に連携し、優先順位を明確化。
・迅速な意思決定: ご担当者のリテラシーレベルに合わせたドキュメントを用意。資料を基にクライアントと齟齬の無いコミュニケーション環境を実現し、スピーディな合意形成を促進。
・品質管理の徹底: スコープを明確に定義し、要件の抜け漏れを防ぎながら作業進行。
その結果、必要なタイミングまでに、ユーザーへ届けるべき情報をWeb上に公開することができました。

3. ユーザビリティ向上に向けた機能追加
サイト全体の運用改善に加え、ユーザーが情報へ迅速にアクセスできる環境を整備。
イベント情報や動画コンテンツなど、更新頻度の高いコンテンツの検索性を向上させる改修を行い、ユーザビリティを強化しました。

結果

円滑な連携と管理体制の最適化により安定した運用を実現

本プロジェクトの成果として、同団体はWebサイトを通じて最新の情報を発信できるようになり、またその発信環境を弊社支援により安定化させることができました。
特に、担当者間のスムーズな連携と運用フローの整理によって、定期的な改修依頼にも迅速に対応できる環境を整備。これにより、運用負担の大幅な軽減と情報発信の早期化につながりました。

また、CMSの保守管理を強化し、定期的なバックアップやプラグイン更新を適切に実施することで、サイトの安定性とセキュリティの向上に寄与。さらに、修正依頼のプロセスが明確化され、対応スピードが向上したことで、運用担当者の負担が軽減されました。
修正依頼のプロセスを標準化し、依頼から対応完了までの見通しが立ちやすくなったことで、一定の評価も得られています。
一度、Webサイトでの表示不具合が発生したこともありましたが、その一次対応においてもスピーディーな原因の仮説出しおよび関係者への調査・対応を行うことで、スムーズなトラブル解決も行いました。

今後も継続的な改善を進めながら、より多くのユーザーにとって有益なサイト運用を目指します。

クリエイティブホープでは今回のようなWebサイト運用を通じた情報発信の最適化に加え、財団法人やNPO・NGO法人向けのデジタルファンドレイジング支援も行っています。 ご興味のある方は、下記のボタンから詳細をご確認の上、資料をご請求ください。