売上予測における商談入力ルールの重要性とは？作成時の流れを 4 ステップで解説！

精度の高い売上予測を実現するためには、商談情報の入力ルールを設定することが必要不可欠です。しかし、商談情報の入力ルールをうまく設定できず、売上予測が失敗に終わっている企業も多いのではないでしょうか？

弊社クリエイティブホープへのご相談でも、

商談情報の入力が徹底できていない
売上予測の精度が低くて困っている
適切な達成マネジメントを実現したい

などの内容が多く寄せられています。

本記事では、売上予測の概要や商談入力ルールの重要性に加えて、商談入力ルールを作成する際の具体的な流れを 4 ステップで分かりやすく解説します。この記事を読むことで、売上予測を行うための商談入力ルールの設定方法を理解でき、自社の営業効率化や生産性向上に繋げることができます。

なお、この記事に掲載している内容は、 HubSpot の認定パートナーである弊社クリエイティブホープが実施・提案しているリードマネジメント施策の一つです。そのため、記事を読んだ後、すぐに行動に移せるような実践的なノウハウであり、商談品質の向上にも繋がるため、ぜひ最後までご覧ください。

売上予測とは？

まずは、売上予測という言葉の意味を理解しておきましょう。

売上予測とは、過去の営業・商談データを根拠として、現在の商談状況から将来の着地売上金額を予測することです。自社のビジネスを成長させるためには、今期の残り期間における目標達成に向けた取り組みや、数年後を視野に入れた中長期的な経営戦略などを多角的に検討する必要があるため、将来の見込み値を算出できる売上予測は、とても重要な取り組みであると言えます。

企業が売上予測を行うことで、

目標までのギャップを把握することで戦略方針を修正できる
営業マネージャー目線で目標達成に向けたポートフォリオ管理ができる
マーケティング目線で様々な運用改善に繋げることができる

など、様々なメリットを享受することが可能です。

このように、自社のビジネス成長を実現するためには、売上予測が重要な鍵を握っていると言っても過言ではないでしょう。

商談入力ルールの重要性

売上予測を行う際、商談入力ルールはとても重要な要素の一つになります。なぜなら、売上予測の精度はデータ品質に大きく左右されるため、商談入力ルールが適正に整備されていない場合、データが適切に入力されず、売上予測の精度が落ちてしまうリスクが高まるからです。

例えば、 1 週間前に追加商談があり、ある案件のフェーズが進行しているにも関わらず、商談情報が更新されていないケースを考えてみましょう。この場合、商談を管理している営業マネージャー目線では、案件が停滞しているように見えてしまい、実情に即した商談状況の把握が困難になります。

また、Mtame株式会社が「22～45歳のBtoB企業の営業職に属する人」を対象に行ったインターネット調査（N=534）の結果によると、「システムへの商談情報の入力を徹底できているか」という問いに対して、「徹底できている」と答えた人の割合は全体の 38% に留まっています。そして、商談入力ルールが徹底されていない状態で売上予測を行ったとしても、分析のもとになるデータの信憑性が低いため、精緻な予測値を把握することは難しいと言えるでしょう。

このように、売上予測を行う上では、商談入力ルールの徹底が重要なポイントであることを覚えておいてください。

なお、商談入力ルールを考える際には、売上実績や売上計画（目標）、売上予測などの単語を使うことがありますが、これらの意味を混同しないように注意してください。

以下、それぞれに関する説明を簡潔に記載します。

売上実績：過去に会社として正式に計上された売上
売上計画（目標）：将来的に会社が目指すべき売上の計画値
売上予測：現状の商談情報に基づいて将来の売上見込みを算出すること

このように、上記 3 つの単語は異なる意味を持つ言葉として区別されています。商談入力ルールについて理解を深めるための前提知識として、ぜひ内容を理解しておきましょう。

商談情報が入力されない主な原因

次に、商談情報が入力されない主な原因についてご紹介します。自社で商談入力ルールを整備する際に困ることがないよう、ぜひ参考までにご覧ください。

情報入力の目的が上司目線・管理目線になっている

商談情報は営業個人の頭の中に入っているため、大前提として「自分が分かりやすいように管理したい」という気持ちがあるはずです。例えば、 Excel 管理や OneNote 管理、 Notion 管理など、管理しやすいと感じる方法は人によって異なりますし、場合によっては「目標達成できれば、商談情報を入力する必要はない」と考えている営業もいるかもしれません。

そのため、商談情報を入力する目的が、上司目線・管理目線になっている場合、商談情報が適切に入力されない傾向にあります。このようなケースでは、営業個人の目線に立ち、情報入力を行うことで得られるメリットなどを説明することで、適正な情報入力を促すことが可能になります。

入力情報を有益な形でフィードバックしていない

システムに入力された商談情報を有益な形でフィードバックしていなければ、社員が情報を入力するモチベーションが低下してしまいます。例えば、「上司が管理したいだけ」や「中間管理職が上層部にレポートしたいだけ」などのケースが該当します。

そのため、フィードバックを行う際には、

目標達成に向けた有益なアドバイス
上司や他メンバーからの賞賛
商談ナレッジの相互共有が評価に繋がる仕組みの構築

など、商談情報を入力することが、入力者にとってメリットが出るような環境を整備することが大切です。また、営業が入力したくなるマインドを軽視し、単に強制力を発生させるためのルールだけを強いてしまうことも、営業が情報入力をしなくなってしまう一因であると言えるでしょう。

情報を入力しにくいシステム設計になっている

大前提として、自社のシステムが情報を入力しにくい設計になっている場合、商談情報の入力を促進することは難しいと言えるでしょう。

例えば、情報を入力する際に、

顧客検索
顧客選択
変更箇所クリック
変更内容入力
登録

のような画面遷移が都度発生するケースなどが該当します。

仮に、情報の入力者が上記のような画面遷移を面倒だと感じてしまったら、社内の情報入力を促進することは困難です。そのため、 SFA などの IT ツールを導入し、効率的に情報入力できる仕組みを構築することが重要なポイントになります。また、前述した通り、営業の情報入力を強制するようなルールのみを整備してしまった場合、結果として適正な情報入力は実現できないでしょう。

商談情報の入力ルールを作成するための流れ

ここまで、商談情報の入力ルールについて詳しく解説してきましたが、どのようにルールを作成すれば良いのでしょうか？本章では、商談情報の入力ルールを作成するための流れを 4 つのステップに分けてご説明します。

Step.1 入力情報を有効活用するための仕組みを構築する

まずは、入力情報を有効活用するための仕組みを構築してください。前述したように、情報入力者に対して有益なアドバイスをフィードバックしたり、適正な情報入力が評価に繋がる仕組みを構築したりするなど、営業が積極的に商談情報を入力するような環境を整備することが大切です。

Step.2 商談実施後に情報入力が促進される仕組みを実装する

次に、商談実施後に情報入力が促進される仕組みを実装します。例えば、商談情報が入力されていないものを抽出して ToDo リストとして整理したり、未入力者に対して Slack で自動通知を送ったりするような運用が考えられます。これらの工夫により、営業に対して情報入力を促進し、自社が保有するデータの質を担保できます。

Step.3 メンバーの入力負荷を減らすためのシステム設計を行う

情報入力が促進される仕組みを構築した後は、メンバーの入力負荷を減らすためのシステム設計を行います。

具体的な内容としては、

入力項目の見直し
入力項目の選択肢化
自動計算機能による入力項目の低減
自動入力の活用

などが挙げられます。

これにより、営業が情報入力を行う際の作業負荷を低減でき、結果として組織全体の情報入力を促進することが可能になります。

Step.4 SFA ・ CRM の具体的な運用方法の設計を行う

最後に、 SFA や CRM の具体的な運用方法を設計します。例えば、営業がどのタイミングでシステムへログインし、どのような情報を入力すれば良いかなど、組織全体で推奨行動を定めることをおすすめします。このように、具体的なルールを定めることで、社員全員の情報入力の質を統一化でき、情報の入力漏れを防ぐことに繋がります。

商談情報の入力に活用できる HubSpot の機能

前述した通り、企業が商談情報の入力ルールを作成することで、様々なメリットを享受できます。

そして、商談入力ルールを作成するためには、適切なステップを順番に進めていく必要がありますが、 HubSpot 社が提供する IT ツール「 HubSpot 」を活用することで、効率的に商談情報を入力することが可能です。

HubSpot とは、マーケティングを総合的に促進させるプラットフォームであり、目的に応じて利用できる様々な機能が一気通貫で搭載されています。例えば、マーケティングや営業、コンテンツ管理、カスタマーサービスなど、 HubSpot がカバーしている領域は多岐にわたります。

関連記事：わかりやすい！HubSpotの料金体系をプランごとに徹底解説

本章では、商談情報の入力に活用できる HubSpot の機能をいくつかご紹介します。

ワークフロー機能を利用した ToDo タスク作成

HubSpot のワークフロー機能による自動化で、効率的に ToDo タスクを作成できます。例えば、次回商談予定日の翌日をトリガーに設定すれば、次回商談予定日を過ぎた場合に ToDo タスクを自動生成してくれるため、情報入力の対応漏れを防ぐことができます。

Slack 通知による情報入力の促進

前述した ToDo タスクの作成とあわせて、 Slack 通知を送付できる点も HubSpot の大きなメリットの一つです。

また、通知の種類も任意で選ぶことができ、

ユーザーに通知を送信
チャネルに通知を送信
既存の担当者に通知を送信

など、様々なパターンから選択可能です。

これにより、自社の状況に合わせて最適な Slack 通知を設定し、システムへの情報入力を促進できます。

HubSpot AI 機能を通じた自動入力の活用

HubSpot には、「 HubSpot AI 」という AI 機能が搭載されており、この HubSpot AI を活用することで、システムへの情報入力を効率化できます。

具体的には、コンタクトの以下の値が空白の場合、 HubSpot AI により、メール署名に含まれる関連データが自動入力されます。

姓
名
役職名
固定電話番号
携帯電話番号
FAX 番号
国
郵便番号
都道府県
市区町村
番地

これにより、システムへの情報入力を効率的に行うことができ、自社の業務効率化や生産性向上に繋がります。

まとめ

本記事では、売上予測の概要や商談入力ルールの重要性に加えて、商談入力ルールを作成する際の具体的な流れを 4 ステップで分かりやすく解説しました。

商談入力ルールを作成することで、自社が保有するデータの質を担保でき、精度の高い売上予測を実現可能になります。この記事を読み返して、重要なポイントや具体的な作成方法を理解しておきましょう。

そして、商談入力ルールを作成するためには、適切なステップを順番に進めていく必要がありますが、 HubSpot 社が提供する IT ツール「 HubSpot 」を活用することで、効率的に作業を進めることが可能です。

例えば、 HubSpot は任意の相手に Slack 通知を送付できるため、情報の入力漏れを防ぐことが可能です。また、 HubSpot AI を活用することで、顧客のメール署名の関連データをコンタクト情報に自動入力してくれるため、自社の業務効率化や生産性向上に繋がります。

このように、商談情報を入力する際には、 HubSpot が有効なツールの一つになると言えるでしょう。

なお、今回ご紹介した施策は、弊社クリエイティブホープが実施・提案しているリードマネジメント施策の一つになります。この他にも、様々な施策を用意しており、複合的に各種施策を実施することで、リードの案件化数を効率的に増加させることも可能です。

リードマネジメントに関してお困りごとがあれば、こちらの問い合わせフォームより、ぜひお気軽にお問い合わせください。また、弊社クリエイティブホープは HubSpot の認定パートナーであるため、 HubSpot に関するご相談にも柔軟に対応できます。

関連記事：わかりやすい！Hubspot導入支援パートナーの役割と選び方を解説

「このままではデジタルテクノロジーから取り残されてしまう…」と危惧されている企業様こそ、ぜひご相談ください。

本記事を参考にして、商談入力ルールの作成および HubSpot の導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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